No comércio exterior, tomar decisões apenas com base em experiência, percepção ou “achismo” pode custar caro.
Uma operação internacional envolve prazos, custos, fornecedores, agentes de carga, despachantes, transportadores, terminais, câmbio, documentação e diversos outros fatores que podem impactar diretamente o resultado da empresa.
É nesse cenário que entram os KPIs (Key Performance Indicators), ou Indicadores-Chave de Desempenho.
O que são KPIs?
Mais do que números em uma planilha, os indicadores permitem transformar os dados das operações em informações capazes de responder perguntas importantes:
- Onde estamos perdendo tempo?
- Onde estamos gastando mais?
- Quais fornecedores apresentam melhor desempenho?
- Quais etapas precisam ser corrigidas?
- Onde existem oportunidades de melhoria?
São indicadores utilizados para acompanhar o desempenho de processos, atividades ou resultados em relação a determinados objetivos e metas.
No comércio exterior, eles podem ser utilizados tanto para acompanhar o desempenho operacional quanto para apoiar decisões táticas e estratégicas.
A lógica é simples:
Medir → analisar → identificar desvios → agir → acompanhar novamente.
Sem essa sequência, a empresa corre o risco de identificar problemas somente quando eles já geraram custos, atrasos ou impactos no cliente.
KPI não é simplesmente “ter números”!
Um dos principais erros das empresas é acreditar que quanto mais indicadores tiverem, melhor será a gestão.
Uma empresa pode ter dezenas de planilhas e dashboards e, ainda assim, não conseguir responder quais são seus principais problemas.
Um bom KPI precisa estar relacionado a uma necessidade real do negócio.
Por exemplo:
- A empresa está tendo custos elevados de armazenagem?
- Os processos estão demorando mais do que o planejado?
- Determinados fornecedores apresentam maior índice de problemas?
- O custo do frete está aumentando?
- Existem recorrências de erros documentais?
- A equipe está conseguindo cumprir os prazos estabelecidos?
- Os embarques estão chegando dentro do prazo previsto?
O indicador deve ajudar a encontrar respostas e orientar ações.
A importância do SLA para os KPIs
Para medir desempenho, também é importante estabelecer um SLA (Service Level Agreement), ou Acordo de Nível de Serviço.
O SLA determina um padrão esperado de prazo, qualidade ou nível de atendimento.
Imagine, por exemplo, que uma empresa estabeleça que o prestador de serviço deve enviar determinada documentação em até 24 horas após a ocorrência de um evento operacional.
A partir desse acordo, a empresa pode criar um KPI para acompanhar:
% de documentos recebidos dentro do SLA.
Se o resultado apresentar 95%, o desempenho pode parecer satisfatório.
Mas se o indicador cair para 70% nos meses seguintes, existe um sinal de alerta.
O KPI não serve apenas para apontar que algo aconteceu, ele permite identificar tendências e direcionar ações corretivas.
Quais KPIs podem ser utilizados no Comércio Exterior?
Não existe uma lista única de indicadores que sirva para todas as empresas.
Os KPIs devem ser definidos de acordo com o modelo de negócio, volume de operações, estrutura, objetivos e principais problemas identificados.
Entretanto, alguns indicadores são extremamente relevantes.
1. Volumetria de processos
Quantas importações ou exportações a empresa realiza por mês?
E por ano?
Acompanhar a volumetria permite entender a evolução da operação e também gera informações importantes para negociações com prestadores de serviços.
Uma empresa que conhece seu volume tem maior capacidade de negociar condições comerciais, prazos e contratos.
2. Lead Time da operação
Quanto tempo leva uma operação desde o início até sua conclusão?
Esse indicador pode ser dividido em diferentes etapas, permitindo identificar exatamente onde estão os gargalos.
Por exemplo:
Compra → embarque → trânsito internacional → chegada → desembaraço → entrega.
Se o lead time total aumentou, é necessário investigar qual etapa provocou o desvio.
3. Custo de frete
O frete representa uma parcela importante do custo logístico de muitas operações internacionais.
Por isso, acompanhar o custo por:
- rota;
- origem;
- destino;
- modal;
- fornecedor;
- período;
- tipo de carga;
pode revelar oportunidades de negociação e redução de despesas.
4. Custos de armazenagem
Quanto a empresa está gastando com armazenagem?
E quais operações estão gerando os maiores valores?
Esse KPI pode revelar problemas relacionados a atrasos no desembaraço, documentação, parametrização, programação logística ou processos internos.
5. Volumetria por modal
Quanto a empresa movimenta por transporte marítimo, aéreo, rodoviário ou outros modais?
Essa informação pode ajudar na tomada de decisões logísticas e nas negociações com fornecedores.
Também permite identificar mudanças no perfil da operação ao longo do tempo.
6. Performance dos prestadores de serviço
Agentes de carga, despachantes, transportadoras e outros parceiros podem ser acompanhados por indicadores.
Alguns exemplos:
- cumprimento de prazo;
- índice de ocorrências;
- tempo de resposta;
- cumprimento de SLA;
Dessa forma, a escolha de um parceiro deixa de ser baseada somente em preço.
7. Indicadores de custos da importação
Conhecer o custo total da operação é fundamental.
Além do valor da mercadoria, existem diversas despesas que podem compor o custo de uma importação.
A empresa pode acompanhar os custos por: processo, produto, fornecedor, origem, modal, NCM ou período.
Essa análise permite identificar quais operações apresentam maior impacto financeiro e onde existem oportunidades de redução.
8. Fluxo de caixa da operação
O comércio exterior também precisa estar conectado à gestão financeira.
Acompanhar pagamentos previstos, custos das operações, câmbio e desembolsos futuros permite melhorar a previsibilidade do caixa.
Um bom indicador financeiro pode ajudar a empresa a antecipar necessidades e reduzir surpresas durante o processo de importação ou exportação.
O indicador operacional mostra o que está acontecendo (curto prazo).
O tático ajuda a entender como melhorar (médio prazo).
O estratégico mostra se a melhoria está contribuindo para o resultado do negócio (longo prazo).
O verdadeiro valor dos KPIs
O maior benefício de utilizar KPIs no comércio exterior não está em produzir gráficos bonitos, mas em transformar dados em decisões.
Quando uma empresa consegue identificar quais rotas são mais eficientes, quais fornecedores apresentam melhor desempenho, onde estão os maiores custos e quais etapas geram atrasos, ela deixa de administrar a operação apenas de forma reativa.
Passa a atuar de maneira mais estratégica, preventiva e orientada por dados.
E isso pode representar redução de custos, melhoria de prazos, maior previsibilidade e aumento da eficiência operacional.
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Foi justamente pensando nessa necessidade que desenvolvi o livro “KPI: INDICADORES PARA COMÉRCIO EXTERIOR”.
O livro apresenta uma abordagem prática sobre indicadores aplicados ao comércio exterior, ajudando profissionais e empresas a entender o que medir, por que medir e como utilizar os indicadores para melhorar a gestão das operações.
Se você trabalha com importação, exportação, logística, agentes de carga, trading, despacho aduaneiro ou gestão de comércio exterior, o livro é um excelente material de apoio para transformar seus dados operacionais em informações úteis para a tomada de decisão.
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“Se você não pode medir, você não pode gerenciar”. (Peter Drucker)
@steffens.comex
Empresa: Steffens Consultoria em Comércio Exterior Ltda
